6 tips om je verenigingsbestuur te structureren.

De praktijk binnen het bestuur van de vereniging.

Behoor jij ook tot die kleine betrokken groep mensen die een bestuursfunctie hebben aanvaard binnen de sportvereniging, de plaatselijke afdeling van een politieke partij of de vereniging van Eigenaren (VVE) van het appartementencomplex waar je woont? Dan weet je als geen ander dat een dergelijke vrijwilligersfunctie erg veel verantwoordelijkheid met zich meebrengt. Naast de vaste vergaderdagen en de besluiten die daar worden genomen sta je vaak ook nog aan de lat voor de uitvoering daarvan. Soms kun je binnen je vereniging rekenen op een ploegje vrijwilligers ter ondersteuning van activiteiten en soms kun je de uitvoering van de beleidsbesluiten overlaten aan een directeur met een of een paar medewerkers maar dat is zeker niet bij elke vereniging het geval. De ervaring leert dat het bestuur en de gehele organisatie er omheen juist uitsluitend bestaat uit betrokken en enthousiaste vrijwilligers.

Naast de lopende zaken dient er ook aandacht te zijn voor de continuïteit binnen het bestuur van een vereniging. Vanuit mijn ervaring met bestuurswerk weet ik dat het bijzonder moeilijk is om na vertrek van een bestuurslid, iemand aan te trekken die het gat binnen het bestuur wil en kan opvullen. Hoe je met enige structuur dit probleem beter het hoofd kan bieden hebben wij in enkele tips hieronder voor je uitgewerkt. Ik hoop dat dit bijdraagt om de bestuurlijke continuïteit binnen jouw vereniging goed te kunnen borgen.

1. Bewaak periodiek het rooster van aftreden binnen je bestuur.

In de meeste statuten van verenigingen is de zittingstermijn van een bestuurslid bepaald. Verwerk deze informatie voor alle bestuursleden in een rooster van aftreden. Bewaak de lopende termijnen van je zittende bestuursleden door het rooster van aftreden regelmatig ter bespreking op de agenda te zetten van de bestuursvergadering. Zo hou je binnen het bestuur overzicht op de statutair bepaalde termijnen en weet je of er rekening moet worden met een mogelijke wisseling in het bestuur.

2. Stel een duidelijk profiel op

Indien een zittend bestuurslid zich niet langer kandidaat mag stellen volgens het rooster van aftreden of zelf aangeeft niet langer zijn bestuursfunctie te willen continueren dan verdient het aanbeveling om tijdens een bestuursvergadering of in gezamenlijkheid met de leden een duidelijk profiel op te stellen waaraan een nieuw te kiezen bestuurslid moet voldoen.  Een dergelijk profiel is uiteraard erg handig bij de werving van het nieuwe bestuurslid maar bewijst ook zeker haar nut door haar bijdrage aan de beantwoording op de vraag wat voor soort type bestuurder de vereniging in de huidige fase nodig heeft.

3. Geef doorlopend aandacht aan de werving van bestuursleden.

Als bestuurslid wil je bij voorkeur niet worden verrast door het plotselinge vertrek van een medelid van je bestuur. Daarom is het van belang dat het bestuur een doorlopend scoutingstraject opstart en dat mogelijk in aanmerking komende kandidaten met elkaar besproken worden in het bestuur.  Op deze wijze kan iemand ruim van tevoren door de voorzitter benaderd worden omtrent zijn of haar interesse in een bestuurlijke functie binnen het bestuur. Het met geschikte en bereidwillige kandidaten voorsorteren op vrijkomende vacatures binnen het bestuur kan de bestuurlijke continuïteit uiteraard een grote dienst bewijzen.

4. Laat een aspirant bestuurder een tijdje meedraaien vóór de formele benoeming

Mocht de eerder besproken scouting een goede kandidaat hebben opgeleverd dan is het heel van zelf sprekend dat deze kandidaat al voor zijn benoeming meeloopt met het bestuur en aldus wordt ingewerkt. Naast dat dit nuttig is om het taakveld binnen het bestuur alvast goed te verkennen is het ook van belang dat de zittende bestuursleden en het adspirant bestuurslid elkaar beter leren kennen. Uiteindelijk moet een nieuw bestuurslid ook goed in het team passen.

5. Geef ook voldoende aandacht aan een vertrek van een bestuurslid.

Het is van belang om altijd een exitgesprek te laten plaatsvinden. Ook of juist als het vertrek van een bestuurslid met de nodig heibel gepaard is gegaan. Voorwaarde voor zo’n gesprek is natuurlijk dat de partijen boven de emotie van de dag kunnen uitstijgen en in staat zijn enigszins te reflecteren.

En dan hoort daar ook een afscheid bij. Hoe groot of hoe klein ook. Ook dat is een onderdeel van een professionele organisatie want een goed bestuur moet in staat zijn om wisselingen binnen haar eigen geledingen op een goede manier in te passen.

6. Introduceer een vast postadres voor je vereniging.

Elke vereniging krijgt regelmatig te maken met vertrekkende bestuursleden. Soms op basis van statutaire bepalingen omtrent de termijn, soms tussentijds omdat persoonlijke omstandigheden zich kunnen wijzigen of soms door een onoverbrugbaar conflict binnen het bestuur. Vertrekkende bestuursleden zijn altijd een aderlating voor de vereniging, zeker als het iemand is uit het dagelijks bestuur zoals de voorzitter, penningmeester of secretaris. Juist bij de secretaris verliest de vereniging ook het correspondentieadres waar de voor haar bestemde poststukken op binnen komen. Is er dan uiteindelijk een nieuwe secretaris benoemd dan moeten alle leden en relaties op de hoogte gesteld worden van het nieuwe adres waar men de post naar toe kan sturen.

Om dit soort situaties voor te zijn is een vast postadres voor de vereniging een goede manier om niet steeds geconfronteerd te worden met een verandering in het correspondentieadres als er een nieuwe secretaris wordt benoemd. Door bij Postverzorging.nl een postadres te openen en daar het adres van de secretaris aan te koppelen wordt de voor de vereniging bestemde post ontvangen, verzameld en doorgezonden naar het privéadres van de secretaris. Wisselt de secretaris binnen het bestuur dan hoeft er alleen een adreswijziging doorgegeven te worden aan ons bedrijf en de post wordt voortaan naar het nieuwe adres doorgezonden. Voor de leden en de relaties verandert er helemaal niets. Het postadres waar zij hun post naar toe sturen blijft namelijk continue hetzelfde.